Offertes onderhoud

AANVRAGEN EN BEOORDELEN VAN OFFERTES
MET TIPS VAN DE VVE ADVIESGROEP OUD MATHENESSE

Het besluit tot (groot) onderhoud wordt in de ALV (Algemene Leden Vergadering) van een VvE (Vereniging van Eigenaren) genomen. Meestal krijgt het bestuur of het administratie- of beheerkantoor de opdracht offertes aan te vragen en deze ter besluitvorming aan de ALV voor te leggen. Als er haast bij is, kan het bestuur ook van de ALV het mandaat krijgen om binnen het door de VvE vastgestelde budget, afspraken te maken. Vraag altijd 2-3 offertes aan om een goede vergelijking te kunnen maken; om een eerste indruk te krijgen kan er bijvoorbeeld alvast op internet gezocht worden naar aannemers die in Oud Mathenesse opdrachten hebben uitgevoerd. In vier stappen maken we je wegwijs.

1 VOOR JE BEGINT
DOET DE VVE ALLES ZELF OF NIET?

Het is ingewikkelde materie en de meeste VvE’s hebben onvoldoende kennis of deskundigheid in huis. Is die er wel, dan is dat heel mooi, maar als deskundigheid er niet is, geldt:

  • Huur een bouwkundig begeleider in voordat je aan de slag gaat met groot onderhoud.
  • De bouwkundig begeleider maakt foto’s waar het werk gedaan moet worden en brengt de problemen in kaart.
  • Spreek duidelijk af wat de werkzaamheden zijn en wanneer de bouwkundig begeleider aanwezig moet zijn.
  • Houd er rekening mee dat je goede adviezen moet betalen.
  • Laat bij de aanvraag van een offerte heel duidelijk naar voren komen wat je van de bouwkundig begeleider verwacht. Maak duidelijke afspraken, op papier.
  • Check vooraf of de bouwkundig begeleider betaald wordt door of opdrachten uitvoert voor een aannemersbedrijf dat door de VvE wordt gevraagd een offerte te maken. Hij of zij moet onafhankelijk zijn.
  • Het is van belang dat de hele VvE betrokken is bij het nemen van de beslissingen. Dat voorkomt misverstanden en onenigheid.
  • Geef het bestuur of een commissie van enkele eigenaars bevoegdheid en een budget om het werk voor te bereiden en afspraken te maken. Dat geeft meer zekerheid dat het geld van de VvE goed wordt besteed.

TIP: LET OP DE KLEINE LETTERTJES. Daarin staan vaak uitsluitingen. Wanneer je dat weet, kun je onaangename verrassingen voorkomen. Zoek bij twijfel een andere bouwkundig begeleider!

2 VRAAG OFFERTES AAN
WAAR OP LETTEN BIJ HET AANVRAGEN
  • Omschrijf duidelijk om welke werkzaamheden het gaat en welke materialen nodig of wenselijk zijn.
  • Omschrijf alle stappen. Bijvoorbeeld als het gaat om het vervangen van de standleidingen: waar komen de nieuwe leidingen te lopen, wat moet er verwijderd en hersteld worden, welke tegels wil je etc.
  • Vermeld het aantal strekkende of vierkante meters omdat de aannemer vaak met die eenheid rekent. Voeg een plattegrond, schets of tekening toe, waarop precies staat aangetekend wat er moet gebeuren.
  • Leg schriftelijk vast dat de VvE een gratis en vrijblijvende offerte verwacht.
  • Noem de termijn waarbinnen je de offerte wilt ontvangen; 2 tot 4 weken is gebruikelijk.
  • Geef aan dat de VvE meer gratis en vrijblijvende offertes aanvraagt.
    TIPS:
  • Zoek naar een aannemer die het hele pakket in huis heeft. Deze heeft contact met zijn onderaannemers die een deel van het werk uitvoeren. Hierdoor weet je precies waar je aan toe bent en waar je voor betaalt.
  • Spreek met andere VvE’s die gelijktijdig dezelfde werkzaamheden laten uitvoeren af dat je samen inkoopt voor zaken die zich daarvoor lenen. Bijvoorbeeld ramen en kozijnen. Zeker binnen hetzelfde gebouw.
    Een voorbeeld van een tegenvaller die naar voren kwam bij een inspectie: Betonrot kan ontstaan in de rookgasafvoerkanalen. Vaak zitten deze in de schoorstenen van twee VvE’s samen. Wanneer de VvE’s samen de werkzaamheden laten uitvoeren, blijft de kwaliteit van de appartementen gehandhaafd of verbetert en bespaar je veel kosten. Ook het bovenaanzicht blijft dan hetzelfde.
3 BEOORDEEL DE OFFERTES
WAT KOMT ER ALLEMAAL BIJ KIJKEN?
  • Ga niet over één nacht ijs, maar werk het liefst samen met een onafhankelijk deskundige.
  • Is de offerte gratis en vrijblijvend, zoals gevraagd? Zo ja, dan kun je de volgende stap nemen. Als dat niet het geval is, neem je die offerte niet mee in de besluitvorming.
  • Staan er noodzakelijke dingen op de offerte die niet zijn meegerekend, zoals het aanvragen van een verbouwings- of omgevingsvergunning?
  • Zijn alle werkzaamheden en materialen duidelijk omschreven?
  • Staat duidelijk omschreven waar de werkzaamheden worden uitgevoerd?
  • Zijn er voorzieningen voor de werknemers (bouwkeet, toilet etc.)?
  • Wordt er verwezen naar tekeningen en technische omschrijvingen? Zo ja, vraag de deskundige om advies.
  • Als die informatie er niet is, vraag die op zodat er geen misverstanden kunnen ontstaan.
  • Wat is de totaalprijs van de verbouwing? Valt die binnen het budget? Zo nee, dan moet een en ander worden voorgelegd aan de ALV.
  • Geeft de offerte inzicht in de opbouw van kosten?
  • Vraag een prijsopgave inclusief BTW.
  • Zijn er stelposten opgenomen? Zijn deze acceptabel?
  • Wat is de levertijd van de materialen?
  • Wat wordt de begin- en einddatum van de werkzaamheden?
  • Welke kosten komen er nog bij? Bijvoorbeeld voorrij- of parkeerkosten?
  • Wat zijn de betalingstermijnen?
  • Wat is de geldigheidsduur van de offerte? Vaak wordt een termijn van 30 dagen aangehouden. Als die te kort is om bijvoorbeeld de ALV te raadplegen, overleg dan over een langere termijn.
  • Hoe lang wordt er garantie op het werk en de materialen gegeven?

TIP: Er bestaat recht op garantie. Leg dit vooraf schriftelijk vast. Als er niets is afgesproken, gelden er wettelijke minimum garantietermijnen.

4 GAAT HET OM EEN GOEDE AANNEMER? HOE
BEOORDEEL JE DE KWALITEIT VAN DE AANNEMER
  • Goedkoop is soms duurkoop; als de offerte te mooi lijkt om waar te zijn, is dat waarschijnlijk ook het geval en moet je extra alert zijn.
  • Kijk eens op internet en zoek contact met klanten van dat bedrijf om te horen of ze tevreden zijn en waar ze tegenaan gelopen zijn.
  • Ga alleen met bedrijven in zee waarvan je de referenties zelf bent nagegaan.
  • Zoek naar ervaringen met het bedrijf (op internet) en ga als dat mogelijk is eens kijken hoe ze werken.
  • Zet álles – ook de kleinste afspraken – op papier.
  • Betaal nooit vooruit, pas na ondertekening van de overeenkomst kan de aannemer een aanbetaling voor materialen vragen, omdat hij die ook moet betalen.
  • Overleg met de deskundige of het nodig is dat de aannemer is aangesloten bij Bouwgarant; bij grote klussen is dat in elk geval aan te bevelen.

TIP: Sluit bij twijfel geen overeenkomst met het bedrijf. Enkele handige internetlinks voor de beoordeling van offertes, garantie en andere vragen: www.eigenhuis.nl/verbouwen/offerte en www.bouwgarant.nl.
Voor deze en algemene zaken kun je ook terecht bij:
www.vvebelang.nl en www.VvE010.nl